Est-il humainement possible d’aimer brasser des courriers, des factures et des archives ? Probablement pas. 

Mais on peut cultiver notre façon de les traiter, pour que cela devienne le plus fluide possible. 

Oui c’est un des effets du Bullet Journal et de la méthode GTD, une fois que vous avez mis le nez (ou le doigt) dedans, votre soif d’organisation personnelle est décuplée.

Et c’est généralement là que vous vous apercevez d’une chose.
Le Bullet Journal c’est dément, ça vous gagne, mais en attendant : C’EST TOUJOURS LE BORDEL DANS VOS PAPIERS.

Correspondances administratives, plannings, documentation pour vos projets personnels, reçus de formats divers et variés, tableaux Excel et idées géniales à l’état embryonnaire… comment développer, gérer et stocker toutes ces ressources ?

Il n’a jamais été plus simple d’ordonner nos notes et les documents nécessaires à notre quotidien, vu le nombre d’outils possibles et imaginables à notre disposition.
Encore faut-il résister à la tentation de multiplier ces outils… c’est généralement là que les problèmes (re)commencent.

D’autant que l’éternel affrontement entre le papier et le numérique a vécu. Nous trouvons aujourd’hui assez naturel de naviguer entre les deux, selon les besoins. 

Il m’a fallu pourtant un moment pour l’admettre quand j’ai commencé à tenir un Bullet Journal, il y a un an. 

LE FANTASME DU TOUT-PAPIER

Oh je voulais y croire, en ce miracle du tout « analogique ». Revenir au papier, point final. Un Bullet Journal, quelques classeurs, une boîte mail bien configurée, et basta.

Tu parles.

J’ai continué à buter – entre autres – sur la question du planning, le fait de devoir sans cesse recopier dans mon Bullet Journal des rendez-vous que j’avais déjà notés sur mon smartphone. Ou de louper des échéances que je n’avais inscrites que sur le papier, faute de m’en servir aussi souvent que de Google Agenda.

Même topo pour les notes à prendre à la volée, qui terminaient généralement dans mon iPhone, plutôt que dans le Bullet Journal, tant je tenais à le garder net et structuré (à l’heure où je vous écris, j’ai bon espoir que les pages repositionnables – et donc arrachables/remplaçables – de mon Bullet 2019, le Filofax Notebook A5, règlent au moins en partie le hic des notes).

Pendant plusieurs mois j’ai composé avec ces absurdités, en me programmant des sessions « update » de BJ totalement contre-productives, quand on pense à la vocation première de ce support : gagner en temps et en clarté.

DISSOCIER LES BESOINS DES OUTILS 

À force de me heurter à ces problèmes d’agenda et de pratiques chronophages, j’ai eu envie de remettre les choses à plat. 

D’un côté, mes usages.
De l’autre, mes outils.

Ne pas essayer d’adapter coûte que coûte les premiers aux seconds, aussi séduisants soient-ils. 
Voir où ils se rejoignent et faire un vrai diagnostic.

Quelles sont les données que j’ai besoin de traiter ?
Quel est, au juste, l’éventail des systèmes papiers et numériques que j’utilise actuellement ?
Qu’est-ce que je range où ? 
Où sont les doublons ?
Quel outil me semble objectivement le plus efficace pour quelle tâche ?

Ces questions ont l’air bateau et pourtant, c’est en mettant les réponses noir sur blanc que j’ai vraiment pris conscience de la lourdeur de mon système.
Trop de points de chute différents.
Du temps et de l’énergie gaspillés à courir après les infos et les documents.
Un paquet d’idées tuées dans l’oeuf parce que je les laissais stagner mentalement au lieu de les développer par écrit, faute d’avoir le support idéal sous la main au moment M. 

Cet état des lieux a été si édifiant qu’en 24h j’avais déjà fait du ménage dans mes outils. Supprimé certains, adopté d’autres. Jusqu’à aboutir à l’arsenal suivant :

OUTILS PAPIER => cahier de brouillon, Bullet Journal, classeurs

OUTILS NUMÉRIQUES => gestionnaire de tâches, de projets et d’agenda Et voici qui fait quoi (merci à Minimal Plan à qui j’ai piqué sa jolie feuille de calcul pour l’adapter à ma sauce) :

Oui, je sais, ce tableau PEUT FAIRE PEUR mais si le sujet vous intrigue, je vous conseille de tenter l’exercice avec vos propres ressources et outils, c’est riche d’enseignements. 

Voilà ce que ça m’a appris. 

ADOPTER UN VRAI CAHIER DE BROUILLON 

Un outil vieux comme le monde (et pourtant très récent chez moi) qui a littéralement dopé mon inspiration.

Jusqu’ici j’attendais d’avoir un ordi sous la main pour y déverser un flot d’idées, faute de pouvoir, donc, le faire pleinement sur Bullet Journal (rendu trop destroy) ou sur smartphone (vitesse de frappe ralentie).

Non seulement le cahier de brouillon est fait pour être « sale », mais en plus, son côté visuel et dynamique (ajouter à volonté des flèches, bulles, schémas…) stimule encore plus la pensée.

Son usage depuis quelques semaines m’a confirmé ce que je pressentais (et qui, somme toute, est une évidence) : je suis plus ordonnée sur ordinateur, et plus créative sur papier.
 
À la maison, on recycle les verso des feuilles et les pages des vieux carnets moches pour avoir tout le temps du brouillon sous la main (à dispo dans une banette de courrier Muji), mais personnellement j’ai besoin d’avoir un cahier relié, pas des feuilles volantes. Avec une spirale qui me permet d’arracher les pages proprement une fois qu’elles sont caduques.

J’en utilise deux :
– un format A5 pour la maison et les rendez-vous nécessitant de la prise de notes (actuellement, le Clairefontaine Bind’o block)
– et un minuscule bloc élastiqué et à spirale, toujours glissé dans mon fameux « sac d’adulte« . 

REPENSER (ENCORE & ENCORE) MON BULLET JOURNAL

Comme vous pouvez le voir dans le tableau, les activités datées ont disparu de mon Bullet Journal. 
Eh oui, SACRILÈGE, j’ai supprimé les doubles pages hebdomadaires ! Celles-là même dont je vous parlais fin octobre, avec mon futur ex tracker de dépenses.

Voir les 45 000 doublons avec mon smartphone (sur Google Agenda + Trello) me rendait dingue et j’ai fini par trancher en faveur du téléphone. 

Alors, à quoi il sert, ce Bullet Journal privé de brouillon, d’agenda et que je ne garde même pas avec moi dans mon sac à main ?
De Bullet Journal mérite t-il encore le nom ?

En 2019, j’adopte donc un carnet avec pages repositionnables et intercalaires. Et j’ai prévu d’y inscrire mes collections (récap d’infos sur un thème donné) et de lui donner une fonction de planning plus « macro ».
Exit le suivi au jour le jour et les « weeklies », et bonjour les pages mensuelles, où je noterai les envies et priorités des mois à venir, avant qu’elles ne se transforment en actes précis et datés.

On répète à l’envi qu’un Bullet Journal est par définition évolutif, ça n’aura jamais été aussi vrai pour moi, tout au long de cette année 2018. Reste à savoir si en ciblant davantage ses usages en 2019 il va gagner en efficacité… Je ne mettrai certainement pas longtemps à le savoir.

D’autant que le ProJo de Minimal Plan vient de rejoindre mon arsenal d’outils papier (je m’en servirai à partir de fin janvier, à usage plutôt professionnel), et que ça risque de faire une fois de plus bouger les lignes.

ALLÉGER MES CLASSEURS

Oui je suis team perforeuse, et vous ?
J’utilise huit vieux classeurs à levier Exacompta pastel, dans lesquels je range tous les documents administratifs par thème (sécurité sociale, impôts, assurance, banque, bulletins de salaire…).

Depuis quelques semaines j’essaie de numériser certains documents au fil de leur traitement (copie d’un courrier envoyé, par exemple) pour les stocker dans Google Drive, histoire de réduire un peu la quantité de papier et l’espace de stockage physique. 

Car s’ajoutent à mes Exacompta une demi-douzaines de porte-revues pour les dossiers un peu hors formats qui ne rentrent pas dans un classeur ou l’encombreraient trop. Ils sont stockés sur des étagères dans le bureau. 

Et enfin j’utilise une boîte à fiches, que j’ai récemment recyclée en trieur de facturettes et tickets de caisse. K comme Kiné, I comme Intermarché, P comme Picard ou Parking, JE M’ÉCLATE.

Pas encore tout à fait sûre de la pertinence de ce truc, mais au moins je ne me balade plus avec un porte-feuilles bourré à craquer. On verra si ça m’aide à faire ma satanée compta

FUSIONNER MON AGENDA ET MES TO-DO LISTS DANS NOZBE

Un nom bizarre pour la révélation de cette fin d’année.
L’ange gardien qui m’a permis de sortir du cercle infernal Google Agenda / Bullet Journal / Trello. 
Alors oui, j’adorais choisir des photos ultra-instragrammables sur Trello pour customiser mes tableaux, et l’interface de Nozbe à côté c’est un peu triste MAIS l’app est inspirée de la méthode GTD, ma nouvelle religion, et c’est ça qui change tout.  

La philosophie de Nozbe, en trois temps :

1) vous libérer des to-do lists fourre-tout et oppressantes en les transformant en « projets » avec un début, une fin et une succession d’étapes chronologiques entre les deux.

2) au sein de chaque projet, pouvoir qualifier rapidement et précisément chaque étape/tâche en renseignant :
– sa deadline
– sa durée 
– et surtout son contexte, c’est-à-dire l’outil / lieu / interlocuteur dont on a besoin pour mener à bien cette étape, que ce soit un téléphone ou une imprimante, Leroy Merlin ou votre domicile, votre belle-mère ou votre N+1

3) ce qui permet ensuite à Nozbe de dispatcher vos infos et d’en synchroniser l’avancée pour que vous puissiez accéder à vos tâches aussi bien par projet, que par agenda que par durée que par contexte, en sachant que tout est mis à jour en temps réel aux 4 endroits et que vous pouvez vous amuser à croiser les critères. 

Je l’utilise depuis un mois et honnêtement le gain en terme de temps, de clarté, et de charge mentale est ra-di-cal.

Quand un nouveau « truc à faire » se présente dans ma vie, hop, au lieu de 1) ruminer dessus ou de 2) tout lâcher pour m’en occuper alors que ce n’est pas du tout le moment, paf je crée une tache ou un projet dans l’appli, je rajoute la première étape, les contextes et la deadline de mon choix, ET JE N’Y PENSE PLUS JUSQU’AU MOMENT M.

Quelques précieuses minutes investies au début qui permettent de gagner beaucoup de temps et de tranquillité d’esprit par la suite. 

Car je sais que chaque tache se rappellera à moi UNIQUEMENT quand je serai en capacité de l’exécuter, c’est à dire au bon endroit, au bon moment et avec le bon outil. 

Bien sûr, le petit miracle a un prix (10,99 € par mois après un mois d’essai gratuit, personnellement j’ai profité d’une ristourne pendant le Black Friday pour m’abonner) qu’il faut vouloir et pouvoir budgétiser.

Pour moi Nozbe c’est devenu comme Netflix et Spotify, ça fait partie des coûts fixes et de ce que j’ai envie de prioriser.

Si vous êtes curieux d’y jeter un oeil, cette vidéo de présentation (en anglais sous-titré français) est exhaustive et très bien faite. 


PARAMÉTRER MA MESSAGERIE

Longtemps, Gmail a été une purge.
Du haut de mes 500 mails par jour, messageries pro et perso cumulées, je ne retrouvais rien, je mettais des jours/semaines/mois à répondre, et j’utilisais mes mails le moins possible. 

Et puis j’ai changé de job, tac, 350 mails quotidiens en moins.

Et puis j’ai pris le temps d’enfin me désabonner de chaque newsletter commerciale que je recevais sur mon Gmail, à chaque fois qu’une nouvelle arrivait dans ma boîte (process toujours en cours). 

Un grand coup de balai suite auquel je ne m’interdis pas de garder (quand même) beaucoup de choses, dans une foultitude de dossiers et sous-dossiers étiquetés par couleurs, en m’assurant d’avoir la capacité de stockage ad hoc.

J’ai aussi activé la fonctionnalité qui permet de transférer un mail à Nozbe pour qu’il le transforme automatiquement en tâche et l’ajoute si besoin à un projet déjà en cours (quand je vous dis que c’est génial). 

Me reste à acquérir de bons réflexes dans la gestion des mails (répondre sur le champ à ceux qui me prendront moins de 2 minutes, mais n’ouvrir ma messagerie que quand je suis physiquement capable de répondre, etc.), work in progress !

EXPLOITER (DAVANTAGE) GOOGLE DRIVE

Même opération nettoyage avec Google Drive, la suite bureautique de Google, comparable à une version light du fameux « pack office » de Microsoft. 

J’ai supprimé un maximum de vieux fichiers, créé de vrais dossiers, je classe systématiquement chaque document au lieu de les laisser s’accumuler en vrac, et je clone en un clin d’oeil mes courriers types et feuilles de calcul pour gagner du temps dans mes correspondances administratives et bases de données diverses.

Depuis peu, j’y envoie aussi quelques scans (faits avec l’appli gratuite Genius Scan), histoire d’avoir un back up plus efficace et accessible qu’une photocopie oubliée au fond d’un tiroir. 

ET VOUS ? 

C’était mon petit tour du propriétaire, maintenant je veux tout savoir sur le vôtre !

Comment gérez-vous votre « paperasse » et vos ressources ? 
Quels sont vos outils papiers / numériques fétiches ?
Quelles sont vos astuces pour gagner du temps et de la clarté ? 
Qu’est-ce que vous avez récemment changé / arrêté / commencé ?

Sur les mêmes thèmes

41 commentaires

  1. Anonyme

    mercredi 19 décembre 2018 à 18:13

    Pour ma part je suis très loin de tes préoccupations. J’essaie de me mettre dans ta tête pour comprendre ce besoin d’organisation multi-canal et protéiforme, mais je n’y arrive pas. J’arrive mieux à m’identifier à toi lorsqu’il s’agit d’achats de fringues et ce genre de choses^^, mais pour l’organisation je mentalise énormément (plus que la moyenne des gens) et à l’échelle de ma vie c’est largement suffisant. Je n’ai jamais eu d’agenda par exemple (ni papier ni électronique), et lorsqu’on m’en donne à gauche à droite, ils finissent l’année vierges et immaculés !
    Sinon pour les papiers à ranger j’ai recours à des organiseurs à tiroirs (plusieurs tiroirs de faible hauteur empilés les uns sur les autres ; j’en ai plusieurs) et ce n’est récemment que j’ai commencé à mettre des étiquettes sur les tiroirs, jusqu’ici je me rappelais à peu près quel tiroir correspond à quoi.

    1. Balibulle

      jeudi 27 décembre 2018 à 19:08

      Effectivement, sur ce plan on ne peut pas faire plus opposés que toi et moi, je n’arrive pas à concevoir une vie sans agenda, quelle performance mentale ! Est-ce indiscret de te demander quel métier tu exerces ? Ça me rend vraiment curieuse !
      As-tu un modèle de prédilection pour les organiseurs à tiroirs ? Ils font quelle taille ?

      1. Anonyme

        jeudi 27 décembre 2018 à 20:48

        Je vais répondre à tes questions :
        – je suis ingénieur en finance, j’ai pris ma retraite à 35 ans et aujourd’hui je n’exerce que pour mon compte propre ; j’ai bien saisi la subtilité de ta question^^ et je tiens à préciser que j’ai passé mes années de « jeune cadre dynamique » faisant des semaines de 60h SANS AGENDA ni outils d’organisation autres que quelques post-it.
        – mes organiseurs à tiroirs sont destinés à du papier A4 et ils ont 4 à 6 tiroirs selon le modèle. Les miens sont en plastoc mais j’en ai vu de très beaux en bois qui coûtent cher (au BHV).

        Pardonne cette dernière trollerie, mais quand je vois tout ton attirail juste pour gérer le quotidien et que par ailleurs je lis des phrases comme « Le coffret Eddy Mitchell que je veux acheter à mon père, avant de me souvenir que je lui en ai offert un il y a deux ans », je m’inquiète pour toi quant à la possible apparition d’un Alzheimer précoce… remarque, si tu oubliais complètement que je suis un troll, ou pourrait devenir ami ! 😀

        1. Balibulle

          vendredi 28 décembre 2018 à 9:02

          Un ingénieur en finance suit religieusement mon blog, la vie est merveilleuse et surprenante.
          Je salue tout de même la prouesse d’avoir fait carrière sans agenda, ayant moi-même pratiqué les semaines de 60h pendant plus d’une décennie au Parisien.
          Quant à la trollerie : j’ai une mémoire légendairement défaillante (ce qui amuse ou désespère mes proches, au choix) et je partageais ton inquiétude (d’autant qu’on a un terrain favorable dans la famille, en vieillissant) jusqu’à ce que les recherches en neuro-sciences me rassurent. D’après la méthode GTD, le cerveau est un organe créatif plutôt qu’un organe de stockage et de mémorisation. Raison pour laquelle ses « rappels » nous parviennent rarement au bon moment et dans le bon contexte, car on n’est pas câblés pour ça. Du coup recourir à une mémoire externalisée (= tout noter) permet de libérer de l’espace mental pour la créativité, notre vocation première. Mais je dois obligatoirement faire un billet là-dessus, parce que la question est récurrente dans les commentaires sur le blog ou Instagram.

      2. Balibulle

        mardi 8 janvier 2019 à 15:05

        Un ingénieur en finance suit religieusement mon blog, la vie est merveilleuse et surprenante.
        Je salue tout de même la prouesse d’avoir fait carrière sans agenda, ayant moi-même pratiqué les semaines de 60h pendant plus d’une décennie au Parisien.
        Quant à la trollerie : j’ai une mémoire légendairement défaillante (ce qui amuse ou désespère mes proches, au choix) et je partageais ton inquiétude (d’autant qu’on a un terrain favorable dans la famille, en vieillissant) jusqu’à ce trouver de quoi me rassurer dans la méthode GTD. D’après les recherches en neuro-sciences citées par le livre, le cerveau est un organe créatif plutôt qu’un organe de stockage et de mémorisation.
        Raison pour laquelle ses « rappels » nous parviennent rarement au bon moment et dans le bon contexte, car on n’est pas câblés pour ça.
        Du coup recourir à une mémoire externalisée (= tout noter) permet de libérer de l’espace mental pour la créativité, notre vocation première. Mais je dois obligatoirement faire un billet là-dessus, parce que la question est récurrente dans les commentaires sur le blog ou Instagram.

      3. Anonyme

        mardi 8 janvier 2019 à 19:55

        Ah je compte sur toi pour faire cet article car le sujet m’intéresse au plus haut point ! J’ai une théorie : les gens (comme toi) qui vivent pleinement le présent ont besoin d’outils d’organisation, les gens (comme moi) qui projettent sans cesse le futur, pas trop.
        Et tu es gentille de me dire ça, car justement je n’ai PAS fait carrière (j’ai fait hara-kiri à ma carrière car moi c’était soit un poste de direction soit sortir du système, et c’est après ça que je suis devenu… « comme ça »^^)

  2. SAnd

    mercredi 19 décembre 2018 à 18:32

    Que de choses! waouh!
    Pour ma part les papiers administratifs sont dans des gros classeurs, triés avec des fiches ou je note les infos importantes (genre emploi chez « ……. de …. 2016 à …… 2018)
    mais je retiens l’idée de scanner les papiers importants parce que c’est vraiment la plaie de chercher dans les classeurs, car malgré tout j’ai du mal à m’y tenir. Du coup j’ai une boite métallique qui me sert de boite de secours pour stocker les papiers à ranger ou à s’occuper rapidement.
    Pour les rdv, j’ai un post-it sur mon téléphone ou je rajoute les rdv!
    Idem les mails je trie pour en avoir un minimum.
    J’ai aussi créer des lettres types avec au moins l’en-tête « nom prénom adresse… »
    Quand aux comptes j’ai un agenda ou j’inscris chaque mois les dépenses aux dates prévus et tous les jours je prends 5-10 min pour vérifier avec mon compte internet les opérations passées et à venir.

    1. Balibulle

      jeudi 27 décembre 2018 à 19:11

      Pour ton agenda compta, est-ce que tu l’étends aux dépenses type abonnements / prélèvements automatiques ?
      Bien joué le coup des fiches récap pour tes papiers adm, ça me parle !

  3. Céline

    mercredi 19 décembre 2018 à 20:13

    A la lecture de ce billet une seule chose me vient à l’esprit: mais quel rythme de vie !! Tu as l’air d’avoir tant de choses à faire, à devoir te rappeler, d’idees à devoir noter etc etc.
    En comparaison je dois avoir une vie bien vide puisque je m’organise de la façon suivante:
    – vie pro (rdv, deadlines etc) : via l’agenda outlook que je consulte soit sur pc soit sur iPhone pro
    – vie perso: agenda papier + emails perso outlook où je classe dans des sous dossiers + 2nd compte email pour les pubs (emails que je donne dans les magasins, pour recevoir les promos, newsletter etc)
    – documents à conserver: boites métalliques avec dossiers suspendus. Sur ce point je dois avouer que je ne suis pas peu fiere de mon code couleurs: bleu pour la santé, vert pour les impots etc etc. En un clin d’œil je sais où aller chercher/ranger l’info.
    Allez je te l’avoue: ma réponse à ta question d’introduction est OUI. Je me force en semaine à ne pas classer le courrier et autres documents pour le faire seule, tranquillement le samedi matin quand la maison dort encore 😀

    1. Balibulle

      jeudi 27 décembre 2018 à 19:13

      Ah le kiff solo du samedi matin, comme je te comprends ! Si seulement j’avais la force de me lever hahaha ^^
      Question sur ton compte mail pour les pubs/promo : tu le regardes à quelle fréquence ?

  4. Girlinduplex

    mercredi 19 décembre 2018 à 20:36

    Coucou. Alors là je suis scotchée autant au boulot je suis organisée merci les outils autant à la maison depuis notre déménagement c’est une catastrophe.
    2019 doit être l’année où je vais me sortir les doigts du hum hum et remettre
    De l ordre. Je me suis commandée un agenda à spirales qui a l’air bien fait et je vais me lâcher dessus avec à côté un petit carnet que j’ai adopté chez Action pour en faire un bullet journal. On verra si cela se tient dans le temps.
    Je me suis achetée un schtadler pour l’occasion. Mes classeurs méritent un nouveau classement depuis la signature de mon cdi. Et un endroit mieux que la cave lol voilà je crois avoir fait le tour de ce qui j’espère sera un bon départ.

    1. Balibulle

      jeudi 27 décembre 2018 à 19:15

      La bonne nouvelle c’est qu’il n’y a plus qu’à, vive les bons départs et bravo pour le CDI !

  5. mlleloupiotte

    mercredi 19 décembre 2018 à 21:34

    Au contraire, ce poste m’aide beaucoup!
    ça dépend peut être du type de profession (je suis libérale) mais clairement quand les journées de travail sont longues ou peu structurée (car pas de réelles contraintes), on a besoin de ce type d’outils pour s’organiser, se souvenir quelle est la prochaine étape du projet machin ou de notre rêve truc. Et de savoir où retrouver l’info^^
    Si je n’écris pas et même plus si je ne planifie pas une tache, il y a de grande chance pour qu’elle n’aboutisse jamais!

    Il va sans dire que je suis in love de tes classeurs pastels!! Je pense que je vais troquer mes vieux classeurs datant de la fac. Je m’en sers pour ma compta.

    Je scanne tous les papiers qui peuvent être jetés immédiatement (ou toutes les semaines). Ils sont sur mon PC + un disque dur (je ne me résous pas à passer au cloud). J’ai une clé usb pour les documents courants (copie CI, bail, carte grise, dernier avis d’impots).
    Les autres papiers vont dans des chemises cartonnées (par thème et le doc le plus récent sur le dessus) qui vont dans une malle (type malle de voyage ancienne).

    J’utiliserais peut être les classeurs pour classer mes recherches dans le cadre du boulot par thème (qui sont pour l’instant dans des chemises). Mais je pensais plutot à des portes revues pour éviter la multiplication des gestes (perforer (ça peut se déchirer), feuilles plastifiées etc).

    Evenements datés: dans le calendrier de mon téléphone (synchronisé avec mon outlook pro) si ça ne concerne que moi, dans family wall si mon conjoint est concerné (ça se duplique automatiquement dans le calendrier de mon téléphone).

    Un fichier excel pour les dossiers pro en cours avec la dernière tache effectuée et la prochaine étape.
    Bujo pour les brouillons, les projets perso / collections et les weeklies (j’y mets les taches pro et perso que je choisis pour la journée meme ou le lendemain rarement plus)
    Et c’est pour ces 2 aspects que Nozbe m’intéresse! Tout centraliser et ne pas recopier! Et pour fixer des deadlines pour les projets perso et en faire des priorités! ça va être ma mission 2019: accorder du temps pour les choses importantes

    Comment tu t’organises pour transformer tes notes et brouillons en taches ou projet? Tu prévois un récap hebdo?

    Merci pour ton partage!!!

    1. Balibulle

      jeudi 27 décembre 2018 à 19:28

      Les chemises cartonnées dans la malle de voyage : amour total.
      Moi aussi je suis team porte-revues pour les recherches, histoire de laisser les documents « intacts ».
      Et ton fichier Excel me rend très curieuse ! Ça ressemble à un diagramme de Gantt ou rien à voir ?
      Concernant la mutation des notes/brouillons en taches et projets, tu mets le doigt sur un vrai sujet, pour l’instant je n’ai pas encore sanctuarisé de récap hebdo, mais il faudrait ! Parce que quand tu fais ça au fil de l’eau, un peu quand tu as le temps, c’est beaucoup moins efficace. Ca rejoint ta remarque très juste sur la planification des tâches, en ce qui me concerne, c’est également la meilleure garantie de les effectuer. Sinon je laisse l’imprévu, l’urgent, la contrainte extérieure prendre systématiquement le contrôle de mes journées, et je me retrouve frustrer de ne pas prioriser de temps en temps ce qui me tient à coeur, à moi. Et je pense que ce sera le sujet de mon prochain billet 😉

  6. Francesca

    mercredi 19 décembre 2018 à 22:52

    Ton système me semble très sophistiqué, et vu le temps, l’énergie et la réflexion que tu y mets, je suis certaine que c’est efficace pour toi. Spontanément, il me vient 2 réflexions.
    – L’intérêt n’est peut être pas le but (meilleure organisation et efficacité possible) seulement le chemin (la réflexion, la satisfaction intellectuelle du tri, canaliser sa pensée, voire contrôler ce qui, dans sa personnalité ou son état émotionnel, nous échappe un peu), enfin, c’est ce que j’imagine, je projette, hein…
    – Connais tu les cartes mentales (ou carte heuristique ou mindmap) ? Quel outil puissant pour faire des liens dans le cheminement de sa pensée sur un sujet donné (génial si on peut faire la formation) ! Je m’éloigne du sujet, je sais, la démarche est d’ailleurs l’inverse de la tienne…
    Pour en revenir à ta question (puisque tu n’as jamais demandé qu’on te fasse un retour sur ton système), je tente de réduire le papier : j’ai des chemises à élastique avec des codes couleur et un espace réduit de classement pour m’obliger à jeter ce qui est le moins utile (qu’est ce qui est vraiment utile, pas grand chose finalement). J’ai donc appris à distinguer ce qui est « utile » de ce qui est « souvenir », les souvenirs quittent l’administratif pour rejoindre des boites moins accessibles.
    Je ne garde aucune facturette ni ticket (je les déchire chez les commerçants), et presqu’aucune facture. Je ne fais pas de compte, l’application mobile de ma banque le fait mieux que moi et je la regarde 1 ou 2 fois/ semaine.
    Pour ma boite mail pro, j’ai un code couleur qui me permet notamment de savoir si je suis destinataire ou en copie avant d’ouvrir les mails, et de repérer les mails de ma hiérarchie, ça fait gagner du temps.
    J’essaie de vérifier ma boite moins souvent mais il faudrait que je me mette un repère, par ex 3 fois/demi-journée à h fixe, 9h, 10h30, 12h30 ? Je ne me sens pas capable de faire moins 🙂
    J’ai une boite pour le personnel (amis, famille) et une autre pour les commandes, pétitions, formations en ligne, suivi de travaux pour la maison, c’est celle qui reçoit la pub et les spam, mais la frontière entre 2 pourrait être plus nette.
    Un cahier A3 reste au bureau, sauf exception, et le carnet A4 à spirale pour les to do listes reste aussi à la maison, sauf exception (courses précises pour les travaux en cours de l’appart).
    J’ai supprimé le tt pt carnet de sac, je préfère prendre des petites notes sur mon Iphone.
    Tout cela semble rationnel mais ça ne l’est pas.
    Par ex. j’adore ranger, trier, organiser les papiers de mon mari, de mon fils, et nos papiers communs.
    Et je procrastine inexplicablement pour mes papiers perso., y compris pour les factures, ce qui est urgent ou/et important. Quand je décide de m’y mettre, par ex. aujourd’hui, je sors tt et je me retrouve à regarder avec ravissement des vidéo de Freddy Mercury ou à faire un mail pro.
    Je lirai avec intérêt tous les commentaires sur ce sujet passionnant, c’est une part importante de notre vie concrète, matérielle.
    Sinon, je partage avec toi l’amour de la papeterie (mais alors, la petite boite à facturettes, je dis non 🙂

    1. mlleloupiotte

      jeudi 20 décembre 2018 à 8:27

      Haha j’oubliais la boite à facturette! C’est mignon en photo mais je suis du même avis.
      Je ne fais pas mes comptes ticket par ticket. Je connais mes frais fixes, le montant mensuel à épargner et le solde de mes recettes. Je regarde mon compte en ligne 2 fois par semaine. Je fais un point sur les dépenses que j’aimerais contenir (beauté/ vetements). Et encore je commence à me dire qu’il faut que je dépense plus en vetements pour acheter de la qualité/ de l’éthique. Bref c’est un autre sujet.
      Sinon, ça m’a fait réfléchir les commentaires trouvant que c’est trop de temps passé sur l’organisation ou que ce sont des systèmes sophistiqués.
      La question de Francesca sur l’intérêt de s’organiser m’a interpellée. Je ne le fais pas pour avoir le contrôle (enfin si en organisant, on contrôle mieux son temps), je le fais pour faire rentrer tout ce que je veux faire dans des journées de 24h^^
      Mais mes premiers axes de progression ne sont pas l’organisation, c’est d »abord déterminer l’essentiel ou essayer. Chaque jour je me demande qu’est ce que je dois absolument faire pour me sentir bien à la fin de la journée (2 ou 3 choses pas plus). Les outils sont juste là pour m’en rappeler.
      Ensuite j’essaie petit à petit de limiter mon temps de travail. Et là la marge de progression est importante je pense! Pour l’instant après une journée de travail, je n’ai envie de rien faire pour moi…
      Alors oui les outils son une aide à la réflexion (décomposer un projet en petites taches rend les choses plus faciles à accomplir) mais ils m’aident surtout dans la quete de l’équilibre vie pro / vie perso. sinon tout le perso passe à la trappe!
      Avec mes outils, je sais quoi faire pour moi, même si je n’ai que 5, 10 ou 15 mn à y accorder.

      1. Balibulle

        vendredi 28 décembre 2018 à 9:26

        Michèle, dans la foulée de ton précédent commentaire, merci d’avoir posé ces bases pour un futur post, l’intérêt de s’organiser et notamment de tout noter / planifier un max de choses. Je me répète mais depuis que je partage des billets ici et sur IG consacrés à l’organisation, cette remarque est récurrente. Je partage exactement ton analyse : « mes premiers axes de progression ne sont pas l’organisation, c’est d »abord déterminer l’essentiel ou essayer. Chaque jour je me demande qu’est ce que je dois absolument faire pour me sentir bien à la fin de la journée (2 ou 3 choses pas plus). Les outils sont juste là pour m’en rappeler.
        Ensuite j’essaie petit à petit de limiter mon temps de travail. Et là, la marge de progression est importante je pense ! Pour l’instant après une journée de travail, je n’ai envie de rien faire pour moi…
        Alors oui les outils sont une aide à la réflexion (décomposer un projet en petites taches rend les choses plus faciles à accomplir) mais ils m’aident surtout dans la quete de l’équilibre vie pro / vie perso. sinon tout le perso passe à la trappe!
        Avec mes outils, je sais quoi faire pour moi, même si je n’ai que 5, 10 ou 15 mn à y accorder. »

    2. Balibulle

      vendredi 28 décembre 2018 à 9:22

      Salut Francesca !
      Chemin > But : c’est vrai de la plupart des choses dans la vie, non ? Ou en tout cas ça le devrait 😉
      Cartes heuristiques : j’ai justement découvert cet outil en faisant des recherches sur les systèmes d’organisation et je trouve ça fascinant et pas si éloigné de ce qui nous occupe aujourd’hui. Je rêverais de m’y mettre !
      Retour sur ma méthode : ça tombe sous le sens pour moi, je trouve ça plus enrichissant de découvrir les vôtres et que vous preniez le temps de les détailler. Ce qui offre une vaste boîte à idées où nous seuls savons ce que nous pouvons picorer.
      Mails : quel gain de temps ton système de code couleurs pour savoir si tu es en copie, j’aurais adoré avoir ça dans mon ex-entreprise ! Avec quelle messagerie est-ce que tu l’as mis en place ?

  7. Alinette

    jeudi 20 décembre 2018 à 10:04

    J’avais découvert ton blog à mon premier congé mat…Et puis le temps est passé et je l’avais perdu…Et là, à l’aube du second, je suis tombé sur le lien de julia pancakes sur instagram vers ton article. Coïncidence ou pas, ça tombe à pic.
    L’organisation c’est ma passion…pas forcément une réussite et en même temps il suffit de jeter un petit coup d’oeil dans le rétro pour voir le chemin parcouru. Au boulot je suis la pro de dire « il faut prendre le temps de bien poser les choses, distinguer les besoins des outils », à la maison c’est une autre paire de manche, mais je suis convaincu que de là vient le secret 😉 Avec un peu d’auto-discipline au début le temps de prendre une nouvelle habitude…ou de ne pas hésiter à changer une « résolution » quant à l’usage on constate que ça ne colle pas du tout avec le besoin initial ou le contexte réel.
    Bref un plaisir de te re-lire à nouveau <3

    1. Balibulle

      vendredi 28 décembre 2018 à 9:28

      Merci Alinette, nous sommes donc intimement liées par nos congés mat respectifs 🙂
      Bravo déjà d’avoir ce recul au boulot, ce n’est pas donné à toutes les entreprises et à toutes les équipes… Il paraît qu’il faut 3 mois pour installer une nouvelle habitude quotidienne, près d’une centaine de répétitions, tu en dis quoi ?

  8. MarieG

    jeudi 20 décembre 2018 à 16:54

    Bonjour,
    Les données de base:
    – le code couleurs ne me parle absolument pas, mais alors pas du tout. Donc tous mes classeurs sont de la même couleur, je n’utilise pas de stabilo, mais il m’arrive de souligner quelque chose dans un texte au crayon. Croyez-moi, j’ai beaucoup essayé le code couleurs, mais vraiment ça ne marche pas du tout pour moi.
    – en plus de notre maison, d’une toute petite activité accessoire, je gère (compta, impôts, paiements, assurances, administratif, etc…) 3 très petites entreprises que nous avons créées avec mon époux, qui s’occupe de l’opérationnel. Ca me prend environ deux jours par semaine en moyenne.
    – le plus important : je d é t e s t e classer, ranger, trier (sauf sur l’ordinateur…).
    – pas fascinée par les logiciels – aucune Todolist n’a jamais réussi à me faire avancer, jamais trouvé un logiciel gestionnaire de projet qui me convienne. J’ai le sentiment qu’en bureautique on nous vend surtout de la cosmétique depuis pas mal d’années. Les véritables révolutions ont été amha Excel et Access (excel et moi, une grande histoire d’amour depuis 1985). Par contre, tout ce qui comprend de la géolocalisation comprend un vrai changement (même si ça pose un problème de privacy); en Suisse, on va avoir une appli où on pourra prendre toute la journée toutes sortes de transports publics sans billets; l’appli calculera le soir le meilleur prix. Mais je m’égare.

    L’échéancier, mon indispensable pour les délais:
    ça ressemble à un signataire, c’est plutôt moche, et ça contient 31 séparations numérotées, plus une à la fin. Je reçois un formulaire d’une administration quelconque, à retourner jusqu’au 20 de ce mois ? J’évalue le temps dont j’aurai besoin et je glisse le formulaire après la séparation no 18. Le 18 au matin, lorsque j’arrive au bureau, j’ouvre ce classeur, je trouve le formulaire, je le remplis et je le renvoie. Je fais pareil en rentrant d’une réunion avec un délai pour rendre un travail sur un projet, etc… Si le dossier est trop gros pour le classeur ou qu’il est dans l’ordinateur, je le remplace par le verso d’un raté d’impression sur lequel j’aurai écrit l’indispensable.

    Comment je m’en sors:
    – pour l’agenda: combinaison iCal iPhone et Moleskine. Les deux premiers se synchronisent automatiquement. Le Moleskine format C6, une page par jour me permet de noter mes rendez-vous, ceux de mon mari (on discute de nos agendas une fois par semaine) et de noter les choses à faire le jour même (coups de fil, courses, etc…). A l’extérieur, je note le rendez-vous indifféremment sur l’iPhone ou le Moleskine, le premier qui me tombe sous la main. A la maison, pareil, ordi, iPhone ou Moleskine. Mes moleskine sont rouges ou jaunes, l’étui de mon iPhone est d’une couleur flashy, ma petite trousse maquillage rose pétant; ainsi je les répère plus vite dans mon sac à main.
    – en plus de l’iPhone et du Moleskine, j’emmène partout avec moi un petit carnet A5 où je note tout et n’importe quoi: le dernier mascara à acheter, un pv de séance, deux ou trois trucs à faire, etc… Si je dois ensuite distribuer le pv d’une séance, je commence une nouvelle page double, j’écris mieux que d’habitude et je l’envoie scanné aux participants.
    – les dossiers en cours, les projets sont le plus possible sur l’ordinateur parce que là je les classe très bien. S’il y a du papier, chaque projet est dans une pochette en papier avec fenêtre cellophane. Je préfère ces pochettes en papier à celles en plastique, même si elles moins solides : les documents ne s’échappent pas en glissant, une partie de la face avant est lignée et je l’utilise pour le titre et le suivi du projet. Lorsque le projet est terminé, je démanteler le dossier ou le ranger dans une boîte d’archives.
    – les factures à payer sont sans exception, une fois approuvées, déposées dans un casier sur mon bureau. Une fois par semaine, je les trie, les vérifie aussi, et les paie par Internet. Chaque entité a son compte bancaire et je choisis les dates d’échéance. Les factures qui arrivent électroniquement sont mises dans un « dossier » sur le « bureau » de mon ordi. Je ne les imprime pas. Une fois payées, je les « classe » par entreprise. Je n’imprime pas non plus les relevés bancaires, ni les avis de débit/crédit, ni les relevés de carte de crédit.
    – à côté du casier « factures » il y a un petit disque en bois dans lequel est piqué une tige de métal. Chacun.e y enfiche ses facturettes et ses tickets de paiement comptant s’ils concernent les entreprises. Lorsque je reçois le décompte électronique des cartes de crédit, je pointe. En principe tout joue (mais j’ai déjà eu quelques surprises). Puis je mets les facturettes et les tickets et les éventuels documents correspondants dans une poche plastique format A4 (en vrac), une par entreprise. Nous avons chacun une seule de carte de crédit pour les 3 entreprises. Je comptabilise au travers des comptes inter-entreprises.Une carte par entreprise serait du gaspillage.
    – chaque mois, je comptabilise les opérations du mois dernier. Je boucle les comptes une fois par année seulement.
    – pratiquement plus de correspondance postale, sauf avec quelques administrations. Tout se fait par e-mail. J’ai créé des dossiers en fonction de mes activités. Comme je travaille avec le courriel depuis 1996, certains dossiers ont « disparu » parce que l’activité a disparu. Pour ça, j’ai un dossier Archives.

    Gestion des données:
    – pas de FaceBook, d’Instagram, de Twitter, etc… pas le temps en fait et pas vraiment intéressée. Un espace sur le Cloud lorsque je veux travailler sur des fichiers avec d’autres personnes, mais rien de privé (courriels, photos, etc…)
    – chaque nuit, un programme sauvegarde automatiquement mon disque dur sur un serveur installé dans la maison. Chaque semaine, je sauvegarde manuellement mes données sur un disque stocké ailleurs. Régulièrement, je sauvegarde mes données sur un disque stocké à la banque (je sais, parano est mon deuxième prénom).

    Classement:
    – le moins possible: Pendant des années, j’ai consciencieusement trié troué et classé des quantités incroyables de documents, dont personne ne s’est jamais servi (classement par ordre alphabétique parfait Aa, Ab, Ac, etc). Maintenant: chaque entreprise a un classeur par année. Chaque document qui la concerne est troué et mis dans le classeur, en principe le plus récent dessus. Exceptions: je mets en tout premier la pochette plastique des facturettes, puis la déclaration d’impôts et les comptes de l’année. Pour vérifier si une facture a été payée, j’irais de toute façon d’abord regarder dans le décompte mensuel électronique de la banque.

    1. Balibulle

      vendredi 28 décembre 2018 à 9:34

      Bonjour Marie, wow, merci d’avoir pris ce temps pour nous décrire tout ton système avec autant de détails, je me suis immergée dedans, totalement aspirée… et personnellement je rêverais de te confier l’administratif de mon entreprise si j’en avais une !! 🙂
      Cette future appli de géoloc dont tu parles est à la fois un peu flippante et super maline, tu te souviens du nom ?
      La couleur vive et différenciante pour les objets clefs à retrouver dans ton sac, idée simple et lumineuse. Et je retiens aussi ton système de pochettes en papier à fenêtre en cellophane, est-ce que ça ressemble à ça ?
      https://www.maxiburo.fr/offre/10002/chemises-fenetre-exacompta-a4-dossier-130-g-couleur-boite-100?Referrer=61909309&utm_campaign=Comparateurs_prix&utm_source=GoogleProducts&origine=PARCOM&ttc=1&utm_medium=cpc&gclid=Cj0KCQiAsJfhBRCaARIsAO68ZM6bml82gnd4o8M2mk3WNTbSm9pn8mxzLaEasOAwW6fnKINX_Qv1gp8aAnLaEALw_wcB

      1. MarieG

        vendredi 28 décembre 2018 à 15:16

        Bonjour,
        les pochettes en papier proposées sous le lien que tu as copié sont tout à fait le genre de modèle que j’utilise.
        Une précision: mon « graal » semble s’appeler plus précisément un trieur à 31 ou 32 positions
        En ce qui concerne le paiement des transports publics, il existe en fait deux applications disponibles actuellement (pourquoi deux qui font la même chose, je l’ignore). Une dispo directement sur le site de notre compagnie nationale de train, Easyride, et l’autre dispo sur Fairtiq.ch
        En substance, on monte dans un tp -> on enclenche l’appli, et on la déclenche lorsqu’on en descend. On ouvre une fenêtre pour montre son billet (code QR) s’il y a un contrôle. On le fait à chaque déplacement durant la journée. Le soir, le logiciel calcule le meilleur tarif pour les déplacements cumulés et le facture, en tenant compte des particularités du client (senior, étudiant, etc…).
        Ils nous promettent que les données de déplacement ne seront conservées que le temps des réclamations possibles, mais les promesses n’engagent que ceux qui y croient…
        Bien sûr que la géolocalisation est flippante, comme tout ce qui touche à nos données. C’est tout de même la révolution numérique de ces dernières années qui me bluffe le plus, en particulier lorsque je voyage (bien que traverser le Sahara algérien à la boussole avait aussi son charme, se perdre dans les rues de Delhi également, et j’en passe). Mais l’âge aidant, je préfère saisir l’adresse de mon hôtel sur mon téléphone que demander à d’improbables passants ou consulter une vieille carte.
        Belle journée
        PS l’idée des couleurs vives pour certains objets m’a été inspirée par les sacs Longchamp à l’intérieur desquels on peut attacher son trousseau de clefs à une bande de cuir et les retrouver facilement en tirant sur ladite bande. Du coup, je m’étais demandée comment retrouver facilement mes autres principaux objets.

      2. MarieG

        dimanche 30 décembre 2018 à 7:10

        C’est bien de ces pochettes dont il s’agit. Et sur ce site, l’échéancier dont je parle est vendu sous le nom de « trieur ».
        Belle journée

  9. Just/In

    samedi 22 décembre 2018 à 20:52

    Waouh, je reste un peu béate devant une telle organisation ! C’est un sujet qui m’interesse énormément et d’autant plus ces derniers temps alors merci pour cet article. Je retiens l’idée des petits carnets de brouillon pour ne pas trop désorganiser mon bujo avec des notes éparses.

    Le problème sur lequel je bute ces derniers temps c’est sur l’organisation du « savoir ». J’ai récemment fait un énorme tri de tous mes anciens cours d’université et j’ai été un peu désemparée face à ce savoir accumulé qui ne me sert plus à rien, faute de travailler ma mémoire régulièrement. Je me creuse donc vraiment la tête sur le moyen de pouvoir conserver, mais surtout exploiter, les informations que je rencontre au quotidien dans mes lectures d’articles et de livres, entre autres.

    J’ai téléchargé Evernote et commence à m’y mettre mais, même si je trouve le système de classement de notes assez pratique, je ne suis pas complètement convaincue.

    Donc la conclusion de mon côté c’est que pour l’instant je patauge un peu avec tout ça. Je lis énormement mais quand je souhaite convoquer une information je me retrouve souvent à avoir du mal, faute d’avoir su extraire correctement cette information de ma lecture.

    Je commence à envisager de réaliser des fiches de lecture, ou de faire une réelle prise de notes sur mes lectures ( comme pendant mes années étudiantes) mais cela me semble tout de même représenter un temps énorme. Et quels outils utilisés, comment faire lorsque je lis dans les transports ou ailleurs et que je n’ai rien sous la main pour prendre des notes ? Le résultats c’est que je multiplie les outils, sans réelle efficacité.
    Je serais curieuse d’avoir un petit complètement de ta part sur ce sujet qui me semble ( à moins que je n’ai pas tout a fait compris) pas abordé dans ton article.

    1. Balibulle

      vendredi 28 décembre 2018 à 10:20

      Salut Just/In !
      Dans mes bras pour Evernote, je me suis décidée à l’installer (grâce à une promo, arf, l’appât du gain !), mais je n’ai pas encore la « révélation » avec cet outil, par rapport à ce que m’apporte Google Drive.
      Je vais tester quelques mois et voir ce qu’il en ressort.
      La blogueuse Productiv’You donne tout un tas d’exemples d’utilisation de l’outil, si ça peut te donner des idées indirectement (pas mal la collection de dessins des enfants, j’avoue que je ne me vois pas tout garder non plus haha)
      https://productivyou.com/evernote-utiliser-maison/
      Quant à la vaste question du savoir, comment l’extraire, le stocker, y accéder, elle se pose à moi aussi. Je n’ai pas non plus trouvé la bonne méthode pour que ce ne soit pas trop chronophage (en temps de prise de note comme en temps de recherche a posteriori). Si tu progresses là dessus, tiens moi au courant !!

  10. Antonia

    vendredi 28 décembre 2018 à 21:53

    D’abord, merci pour ce post. J’adore ce feuilleton de l’organisation. C’est comme une série dont on sait qu’il n’y aura jamais de saison ultime et dont on tire un plaisir étrange fait d’identification et de désir de nouvelles expérimentations. Francesca voit juste lorsqu’elle écrit que dans cette quête, le chemin importe au moins autant, sinon plus que l’objectif, et qu’il y a sans doute de drôles d’affects là-dedans. Je partage les interrogations de Just/In sur l’organisation du savoir. Il faut aussi que je prenne le temps de réfléchir à cette idée de dissocier les besoins des outils.
    De mon côté, voilà où j’en suis :
    – retour au petit carnet dans le sac (le Muji, ligné, couverture kraft, format a6 qui allie austérité et légèreté). Dedans, un peu de tout : des idées pour mon travail, des listes, une adresse, un dessin d’itinéraire, des mots de passe, des notes pendant une conférence. Je barre au fur et à mesure d’un grand trait ce qui n’est plus utile ou ce qui a été basculé ailleurs. Je n’ai pas d’autre carnet pour le même usage. Je sais donc que si j’ai pris en note quelque chose, c’est là. C’est le petit frère de ton cahier de brouillon. Il me rend la vie plus facile.
    – bullet journal que je remplis les week-ends, rarement en semaine. J’y fais le bilan des films vus, des livres lus, des endroits découverts, et j’y projette des voyages, des achats, des échéances. C’est toi qui m’a converti en me renvoyant à Solange.
    – google calendar pour le boulot
    – google drive pour le boulot mais que j’essaie de mieux organiser depuis cette année et de mieux séparer du personnel qui vient s’y glisser
    – evernote dont j’aime l’interface et le moteur de recherche, mais que j’utilise de façon complètement désordonné avec deux grands carnets Professionnel / Personnel et plein de notes avec des statuts très différents (les archives, les idées inachevées, les tutoriels à moi-même, les listes)
    – pour les comptes, je me contente de faire des checks sur l’appli de ma banque. Je jette toutes les facturettes.
    – pour les papiers administratifs, des classeurs un peu moches et des pochettes transparentes. Rangés dans un buffet mais du coup, un peu inaccessibles. J’accumule pendant quelques mois et un jour, contrainte, je range. Pour les bulletins de salaires, il faut que les imprime et que je mette du stabilo, sinon, je n’y comprends plus rien.
    Si on fait le bilan, je crois que tout est stabilisé dans les outils papiers (et le temps que ça prend d’en avoir plusieurs permet de faire son chemin), que je devrais quand même acheter des jolis classeurs et que ça part dans tous les sens pour les outils numériques. Je n’ai pas encore trouvé la clé pour les organiser. Peut-être que cela place par le dessin d’une grande arborescence de tous les types de documents qui s’y trouvent ? À suivre.

    1. Balibulle

      mardi 8 janvier 2019 à 15:14

      Antonia, je bois du petit lait !
      Et me trouve particulièrement intéressée par ton double usage de Google Drive (plus pro, donc) et Evernote (plus perso).
      J’ai souscrit à un abonnement Evernote mais je trouve l’outil assez « circuit fermé », j’ai non seulement du mal à avoir un aperçu global parlant des ressources que je mets dedans, mais aussi des difficultés à les exporter (par exemple, sortir une note en pdf pour l’envoyer par mail)… du coup je suis retournée à Google Drive, que je trouve plus simple.
      Je sens que je passe à côté de qqch pour Evernote, faute d’une bonne prise en main…
      Ah et sinon : austérité + légèreté = la vie

  11. MarieG

    dimanche 30 décembre 2018 à 21:34

    Hello
    J’ai essayé de répondre à ton commentaire, sans succès. Alors j’en reposte un nouveau.
    La réponse est oui, l’url que tu indiques montre les bonnes pochettes. Et sur ce site, ce que j’appelle « échéancier » s’appelle « trieur ».
    Belle soirée

    1. Balibulle

      mercredi 2 janvier 2019 à 11:44

      Hello Marie ! Désolée je n’ai plus de filtre anti-spam en ce moment, du coup tous les commentaires doivent être mis en ligne à la main, et quand je m’absente je prends du retard, c’est pour ça que tu ne le voyais pas apparaître.

  12. KaMaïa

    lundi 31 décembre 2018 à 20:43

    Je faisais partie de la tribu des perforeuses-à-classeurs et pochettes transparentes et du coup, comme je suis assez feignasse, ma pile de papiers à ranger était en permanence en train de déborder de sa bannette jusqu’au jour où j’ai réalisé que je ne le faisais pas au fil de l’eau parce que… ça me demandait trop de gestes !

    Pour ranger un papier, il fallait attraper le classeur (1 geste), le feuilleter (1 geste), ouvrir les anneaux (1 geste), perforer le papier (1 geste), le ranger (1 geste), refermer les anneaux (1 geste), remettes toutes les pochettes et feuilles correctement (1 geste), refermer le classeur (1 geste), ranger le classeur (1 geste)
    Donc pour ranger un seul papier : 9 gestes !

    Le jour où j’ai réalisé ça, j’ai allégé la procédure et j’ai rejoint la tribu des range-revues et chemises-coins-à-fenêtre
    Mes papiers sont rangés dans des pochettes à ouverture coin et à fenêtre comme ça :
    https://media.maxiburo.fr/Images_Basse_Definition/Zoom/09/25/09251B.jpg
    Puis dans des ranges-revues du géant suédois.

    Aujourd’hui pour ranger un papier, j’attrape la boite d’archives (1 geste), je feuillette les pochettes (1 geste), je range le papier dans la pochette par l’ouverture du haut (1 geste), je range la boite (1 geste)
    Total 4 gestes et c’est tout !

    Du coup, je n’ai même plus de bannette « à ranger » 🙂

    Sinon j’ai un bullet journal exclusivement pour le boulot, qui m’a sauvé la vie et a limité les dommages du burn out pro que j’ai vécu en 2016 et me permet de gérer mon mental de penseuse-en-arborescence-qui-ne-s’arrête-jamais.

    Pour le perso, j’ai essayé le Bujo mais ça ne m’a pas convenu et je suis revenue à mon bon vieux Mémoniak pocket car je n’ai pas trouvé mieux malgré quelques essais. En plus, comme j’ai mal au dos, les cahiers plus gros qu’un A6, c’est no way parce que trop lourd dans le sac.

    Sinon j’ai aussi un (tout) petit carnet de notes à élastique de chez Blue art comme celui-ci :
    http://www.blueart.fr/francais/carnet-premium-le-coq-en-papier-color-rain.html
    C’est plus ou moins un mini Bujo quand même car j’y note à la volée tout mes projets en cours et leur suivi, une page par nouveauté mais je numérote les pages et j’ai gardé quelques pages d’index au début. Mais il est totalement fonctionnel, pas organisé et sans aucune fioritures « bujesques » because pas le temps et pas le goût pour ce type de déco.

    Hormis cela, j’utilise beaucoup Trello pour ce qui est de la gestion de mes projets tant pro, que persos ou qu’associatifs quand je dois notamment les partager avec d’autres.

    1. Balibulle

      mardi 8 janvier 2019 à 15:20

      ok KaMaïa, ton CQFD du temps perdu à cause de la perforeuse est IMPARABLE. J’ai exactement le même problème, avec un geste supplémentaire « monter l’escalier » puisque les classeurs sont rangés dans le bureau et le bureau est à l’étage. Entre toi et Marie, le plaidoyer pour les pochettes à fenêtre transparente est plus que convaincant ! Pas impossible que je m’y mette…

  13. KaMaïa

    mardi 1 janvier 2019 à 17:01

    Arg j’avais posté un commentaire mais il a du disparaitre dans les limbes du web.

    Bref, je disais que j’avais longtemps fait partie de la tribu des « perforeuses-à-classeur-et pochettes transparentes » et que je me désespérais que ma banette de papiers « à ranger » ressemble à une montagne, jusqu’au jour où je me suis interrogé sur pourquoi.
    Ben parce que c’était trop long, donc pas pratique, de ranger mes papiers.

    J’ai réalisé que pour ranger un papier, je devais : attraper le classeur sur l’étagère (1 geste), l’ouvrir (1 geste), le feuilleter jusqu’à la bonne pochette ou le bon intercalaire (1 geste), ouvrir les anneaux (1 geste), perforer mon papier (1 geste), le glisser à sa place (1 geste), refermer les anneaux (1 geste), remettre toutes les feuilles du bon côté (1 geste), refermer le classeur et le ranger sur l’étagère (1 geste).
    Soit 9 gestes différents pour ranger un seul papier !

    Ce jour-là j’ai repensé mon système avec mes usages et je suis passée dans la tribu range-revue et pochettes à coins et fenêtres.
    J’ai 6 range-revue du Géant Suédois dans lesquels je glisse des pochettes à ouverture en coin et à fenetre.
    Désormais pour ranger un papier, il me faut sortir le range-revue de l’étagère (1 geste), feuilleter les pochettes (1 geste), glisser le papier dans la bonne pochette (1 geste), remettre le range-revue sur l’étagère (1 geste).
    Et voilà, 5 gestes économisés !

    Je n’ai même plus de banette pour les papiers à ranger maintenant vu que je le fais au fil de l’eau.

    Sinon pour mon organisation, j’ai un Bujo au bureau pour le pro uniquement. Il a sauvé ma santé mentale quand j’ai vu arriver le burn out il y a 3 ans et a permis que ce soit moins grave et que je me remette plus vite sur pied.

    Pour le perso j’ai essayé le Bujo mais je suis finalement revenue à mon bon vieil agenda papier Memoniak pocket.
    Un bujo format A5 c’est trop lourd dans mon sac que j’essaie d’alléger au maximum vu mes soucis de dos. Mon memoniak est un format A6.
    En revanche j’ai un petit carnet de notes de chez Blueart (collection du Coq en papier), et pour celui-ci j’ai laissé 10pages d’index au début et je numérote les folios, donc on pourrait dire que c’est un mini bujo mais il me sert à suivre mes projets persos.
    Cette année il a été bourré de notes sur la rénovation, les peintures, l’électricité, la plomberie, puis la déco et les meubles vu que j’ai acheté et rénové un appartement en 2018. 🙂
    L’an prochain je pense qu’il sera plein de notes relatives à mes futurs projets 2019.

    Enfin je n’ai pas accroché avec Evernotes.
    Je gère mes comptes avec un bon vieux fichier excel ainsi qu’avec l’application Isavemoney dont j’ai la version payante qui me permet de gérer mon budget au jour le jour, par postes de dépenses, et de toujours savoir où j’en suis (maman-solo de 4 enfants, c’est un poste à surveiller).

    Sinon quand j’ai des projets partagés, perso ou associatifs, j’utilise Trello que je trouve très bien pour ça.

    J’en profite pour te souhaiter, à toi et aux tiens une très belle nouvelle année et pleine réussite dans tes projets !

    1. Balibulle

      mardi 8 janvier 2019 à 15:22

      MAMAN SOLO DE 4 ENFANTS, en plus !
      Tu es mon héroïne
      (et désolée pour les coms qui mettent du temps à apparaître parce que je les pêche à la main dans mon filtre antispam devenu fou et que je prends du retard quand je m’absente, je jure de résoudre ce problème en 2019…)

  14. MarieG

    jeudi 3 janvier 2019 à 20:09

    Merci à toutes. La lecture de vos commentaires a été très instructive. Fascinant de voir comment vous avez fait chacune de votre côté du « lean management » pour aller à l’essentiel.
    Belle soirée

  15. GuillaumeD

    vendredi 4 janvier 2019 à 8:21

    Bonjour,
    Perdu entre vie pro et vie perso, je m’intéresse depuis longtemps aux systèmes d’organisation et je passe mon temps à tester/changer d’outils et de méthodes au point, parfois, d’en prendre plus pour m’organiser que pour faire les choses qui doivent l’être.
    Ma femme (une reine de l’organisation du quotidien sans aucun outil à part son cerveau brillantissime et une technique à toute épreuve : faire une croix au stylo sur sa main pour se rappeler qu’elle a quelque chose à faire) m’a fait découvrir ton blog et je dois dire que je me sens moins seul !
    Pour la maison, j’ai simplifié au maximum les choses. Les courriers/factures/tickets de caisse de la semaine sont stockés dans une pochette en attendant le week-end. Chaque samedi, je traite les courriers puis les range dans 4 classeurs (1 pour les affaires communes, 1 pour Madame, 1 pour moi et 1 pour les enfants). Les factures sont payées et enregistrées dans un tableur Excel pour le suivi. Même chose pour les tickets de caisse qui partent ensuite à la poubelle. Je pointe tout ça une fois par mois quand je reçois les relevés de compte. Important : pour éviter l’explosion des classeurs, je ne garde les papiers que le temps nécessaire.
    Au bureau par contre, c’était un peu la « Fête à la maison » entre mes recherches personnels de l’outil parfait et celles de mon employeur pour augmenter l’efficacité du travail d’équipe… jusqu’à l’été dernier où j’ai découvert le système du « Bullet journal » que j’ai mis en place dans un logiciel de prise de note. Je dois avouer que le simple fait de tout mettre dans un seul et même endroit a été une révélation pour moi !
    To be continued…

    1. Anonyme

      vendredi 4 janvier 2019 à 21:17

      Bienvenue à toi GuillaumeD, enfin un autre homme par ici !
      Si seulement tu fonctionnais comme ta femme alors j’aurais été encore plus ravi car c’est aussi ma façon de fonctionner…
      J’en profite pour faire une recommandation que j’aurais dû faire dès le 1er com : détruire au broyeur tout document à jeter comportant la moindre info personnelle (relevés de compte, papiers administratifs, tickets de CB…) afin de ne donner aucune chance à la cybercriminalité de vous pirater d’une façon ou d’une autre.

  16. Balibulle

    mardi 8 janvier 2019 à 15:31

    Bonsoir les hommes, comme diraient Mercedes et Janine !
    @ anonyme : moi qui jette allègrement mes facturettes telles quelles dans n’importe quelle poubelle… je pensais naïvement qu’il n’y avait aucune information sensible dessus.
    @ guillaumeD : cher Guillaume, chapeau à Madame pour son organe surpuissant (et pour son goût très sûr en terme de blogs) et bravo à nous CAR les rois de l’organisation sont ceux et celles qui affinent sans relâche le meilleur système possible pour leur propre cerveau. Rien ne sert de s’obstiner à porter du 39 si on fait du 42 et inversement. Il faut juste faire un état des lieux de nos atouts personnels, ces choses que l’on a des facilités ou du goût à faire, puis des outils que l’on a plaisir à utiliser, et faire danser tout ça ensemble.

  17. drzaharai

    mercredi 9 janvier 2019 à 17:16

    Merci pour ces articles « organisation » que je lis toujours avec plaisir! C’est un sujet qui m’intéressa beaucoup et qui je crois est l’un de mes points forts dans la vie pro comme perso; et il est toujours bon de cultiver ses points forts! Cette année j’ai lu grâce à un de tes posts le livre « GTD » et je m’applique à mettre cette méthode en place.
    A la maison, je fonctionne avec deux outils papiers: un agenda avant tout, dans lequel je note évidemment ce qui est daté mais aussi tout le reste: depuis très longtemps je note absolument tout, dès qu’une idée ou une tâche me vient à l’esprit je note à une date future qui me semble convenir (soit sur une journée précise, soit dans la colonne récapitulative de la semaine): « penser à telle chose », « faire telle autre ». Depuis moins longtemps j’ai perfectionné le système en adoptant les symboles du bullet journal dans l’agenda aussi (tâche, événement, note). Je glisse aussi entre les pages les documents papiers en rapport avec les entrées de la semaine. J’ai ensuite le bullet journal, qui contient un planning annuel type et des suivis de projets comme les préparatifs de voyage. Chaque soir, je prépare dans le bullet journal la journée du lendemain, en y reportant les entrées du jour de mon agenda + en y répartissant une partie des tâches notées dans la colonne récapitulative de la semaine. A côté de cela, je me sers surtout de pinterest et un peu d’amazon pour les listes d’envies, d’idées cadeaux, de projets créatifs, etc…

    Au travail, et bien là aussi c’est l’agenda (papier) le plus important. Je suis médecin donc tous mes RDV et autres réunions y sont évidemment, mais je rajoute aussi à côté les tâches à faire un jour ou une semaine donné, les notes… avec les symboles du bullet journal, tout comme à la maison! J’ai suffisamment peu de docs papiers personnels (n’appartenant pas à un dossier patient) pour les garder sur mon bureau juste le temps de les traiter. Quant aux mails, j’ai complètement adopté la méthode GTD en traitant directement tout ce qui prend moins de 2 mn, et en créant des sous-dossiers pour le reste (en attente; relire et répondre; docs de référence). Depuis que je fais cela la boîte mail est toujours vide, c’est le bonheur!

  18. Tara

    mercredi 27 février 2019 à 1:46

    J ai longtemps utilisé ma mémoire comme outil d’organisation, mais quand j’ai commencé a travailler en freelance, gérer tous les projets, les dates limites, les aspects financiers etc., devenait compliqué, et après quelques oublis assez graves, je me suis lancée dans des tentatives d’organisation. Apres différents tests dont le bujo (échec total), j’ai trouvé un équilibre. j’utilise le minimum d’outils et conserve le minimum de papiers (cf Marie Kondo pour la gestion des papiers, je trouve ce système clair, simple, et n’égare pas un seul papier depuis que je l’utilise). je je jette absolument tout ce qui arrive au cours de la semaine dans une boîte en carton et trie en fin de semaine selon la méthode GTD.
    En complément, j’utilise un Franklin planner. il fait agenda, carnet de notes, de listes et journal. Il est petit et je l ai toujours sur moi, ce qui fait que j’ai éliminé le calendrier digital sans regret. pour tout ce qui est info en ligne, j utilise le mail comme système de classement ( tjrs méthode gtd).
    Depuis que j’utilise le filofax et la boîte, j »ai effectivement l’esprit libre pour d’autres choses. Si je suis dans le train ou sous la douche, je pense moins à l’organisation et plus d’idées de projets me viennent à l’esprit. Je fais plus de choses en moins de temps, et stresse beaucoup moins les weekends en famille (j aurais pas oublié qlq chose, il fallait que je fasse ça, non ? etc. etc). Bref, je suis 100% d’accord avec cette idée que le cerveau n’est pas un outil d’organisation mais de création!

  19. Le problème avec le bullet journal… | Balibulle

    mardi 18 juin 2019 à 14:15

    […] si vous aimez la sensualité du papier, vous ne pouvez pas vous limiter à un seul carnet.Vous prenez des notes ailleurs, qui obéissent à leur propre organisation, et doivent être séparées hermétiquement du […]

Laisser un commentaire

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.